Na, sitzen Sie schon wieder im Meeting? Deutsche Manager tun dies pro Woche durchschnittlich fast 19 Stunden, Arbeitnehmer etwa acht Stunden. Auf dem Schreibtisch türmen sich währenddessen die Aufgaben. Es wird Zeit für eine Meeting-Diät. Mit diesen sechs Tipps gelingt sie.
Low Carb, Low Fat oder Paleo – eines haben fast alle Diäten gemeinsam: sie sollen uns von zusätzlichen Pfunden befreien. Aber wie verhält es sich mit unnötigem Ballast, den wir auf der Arbeit mit uns tragen? Gemeint sind vor allem unnötige und zeitraubende Meetings. Hier ist ebenfalls eine Diät fällig.
Es geht hierbei nicht darum, alle Besprechungen einfach abzusagen, es geht darum, sie zu dosieren. Meetings müssen kürzer und ergebnisreicher sein. Um zu erforschen, wie man Meetings effektiver gestaltet, sollten wir zuerst die Frage stellen, warum Meetings überhaupt stattfinden. Die Fachliteratur sieht die direkte Interaktion als Erfolgsfaktor. Und es stimmt, gut geführte Besprechungen bringen häufig schnellere Ergebnisse zutage als E-Mail-Verkehr oder Gruppenchat.
Andererseits bindet ein einstündiges Meeting mit fünf Mitarbeitern wertvolle Zeit- und Personalressourcen. Kommt am Ende kein zufriedenstellendes Ergebnis heraus, ist das sehr ärgerlich – und kostspielig. Mit diesen sechs Tipps setzen Sie eine wohldosierte Meeting-Diät um.
Stehen heißt schneller gehen: Möchten Sie kurze, knackige und ergebnisorientierte Meetings fördern, lohnt es sich, auch einmal die Stühle wegzulassen. Viele Unternehmen setzen dafür auf sogenannte „Kommunikationstheken“. Besprechungen im Stehen sprengen nur selten den Zeitrahmen.
Wer zu spät kommt… Apropos Zeitrahmen: Sollten Sie Veranstalter eines Meetings sein, achten Sie bitte penibel auf pünktliches Erscheinen. Beginnen Sie termingemäß und warten Sie nicht auf trödelnde Kollegen. Mit jeder Minute geht dem Unternehmen (und Ihnen) wertvolle Zeit verloren. Daher sollten Sie das Meeting auch konsequent und pünktlich beenden.
Kein Meeting ohne Agenda: Selbst für kurze Besprechungen benötigen Sie einen Leitfaden. Die Agenda organisiert Meetings und sollte mit angemessenem Vorlauf vom Veranstalter bzw. Moderator an alle Teilnehmer versendet werden, am besten in Verbindung mit der Einladung.
Marathonsitzungen im Keim ersticken: Ein Moderator führt durch das Meeting und lenkt die Diskussionen. Sollten im Laufe der Besprechung neue Themen aufkommen – bitte für das nächste Meeting einplanen. Ansonsten kommt es zu unerträglichen Marathonsitzungen.
Gibt es überhaupt Redebedarf? Wenn es während eines Meetings keine angeregten Diskussionen oder neue Themen gibt, hätte man wohl auf die Sitzung verzichten können. Also: Vorher gut hinterfragen, ob das Meeting wirklich Sinn ergibt. Es geht schließlich um Meinungsaustausch. Möchte man lediglich starre Fakten vermitteln, sollte das lieber digital erfolgen, als Information per E-Mail oder über das Firmenintranet.
Schriftliche Erfolgskontrolle: Die Ergebnisse der Meetings müssen Sie immer protokollieren. Diese Protokolle dienen nicht nur als Informationsquelle für die Teilnehmer, sondern auch als Leistungscheck. Insbesondere bei regelmäßigen Meetings lohnt es sich, zu Beginn das Protokoll der vergangenen Sitzung zu zücken. So wird überprüft, ob sich seit dem letzten Mal etwas getan hat. Präzise Protokolle sollten daher auch konkrete Arbeitsaufträge an einzelne Mitarbeiter beinhalten. Mit dieser Vorgehensweise transportieren Sie die Theorie der Meetings erfolgreich in die Arbeitsprozesse.
Machen Sie Schluss mit ergebnisbefreiten Sitzgelagen! Ein Meinungsaustausch mit Kollegen funktioniert auch im Stehen, aber nur, wenn alle Teilnehmer pünktlich kommen. Mit Agenda und gutem Moderator bleiben Meetings immer im Zeitrahmen und lassen sich über Protokolle gut nachverfolgen. Doch eine Frage sollten Sie sich zukünftig vor jeder Besprechung stellen: Kommen wir auch ohne Meeting zu einem guten Ergebnis? Viel Erfolg bei Ihrer neuen Diät!
